Pracujemy pełną parą, trudno znaleźć miejsca na realizację wydarzenia we wrześniu, nie wiemy czego spodziewać się późną jesienią i w okresie zimowym. Nowa rzeczywistość można by ją nazwać „polockdownowa” ma wpływ na współpracę i komunikację na linii Klient – Agencja – Dostawca i stawia przed nami nowe wyzwania.
Dostawcy i agencje działające w obszarze MICE zanotowały duże spadki przychodów i mają zdecydowanie gorsze wyniki finansowe niż w 2019 roku, wielu pracowników odeszło z branży, część agencji przestała działać. Podczas konferencji Event Biznes Plener dyskutowaliśmy przy stolikach tematycznych z przedstawicielami klientów, agencji oraz dostawców i wypracowaliśmy kilka wniosków i rekomendacji w tym obszarze.
Po pierwsze popieramy stanowisko SAR, KAE oraz PSML i również rekomendujemy przedłużanie z agencjami i dostawcami umów ramowych co najmniej o 12 miesięcy (bez rozpisywania nowych przetargów), ponieważ przez ponad rok wszelkie działanie eventowe były mocno ograniczone i w praktyce takie umowy nie były realizowane. To pozwoli zaoszczędzić czas i ograniczyć koszty zarówno po stronie klientów, jak również agencji i dostawców.
Po drugie rekomendujemy, żeby weryfikacja wiarygodności agencji i dostawców następowała na podstawie aktywnego wpisu figurującego na Białej Liście podatników VAT, aktualnego zaświadczenia o niezaleganiu z opłaceniem podatku VAT i składek na Ubezpieczenie Zdrowotne i Społeczne, a także braku wpisu w Krajowym Rejestrze Długów.
Po trzecie rekomendujemy, aby klienci w większym stopniu niż przed pandemią finansowali projekty przed ich realizacją (przeznaczając większe kwoty na zaliczki) jak również skracali terminy płatności. Możliwości finansowania projektów przez dostawców i agencje są znacznie mniejsze niż przed pandemią.
Po czwarte część osób odeszła z branż najbardziej dotkniętych pandemią. W związku z tym agencje i dostawcy mają ograniczone zasoby ludzkie, a zatrudniając nowe osoby muszą im często zaoferować wyższe wynagrodzenia i wdrożyć je do pracy. Należy spodziewać się w związku z tym wyższych kosztów osobowych, a co za tym idzie koszty realizacji wydarzeń po pandemii wzrosną tym bardziej, że znaczna część materiałów używanych np. do tworzenia scenografii podrożała czasami nawet o kilkadziesiąt procent.
Po piąte część dostawców ma zamrożone środki i czeka na spłatę zaległych zobowiązań (często nawet z przed wybuchu pandemii) co dodatkowo pogarsza i tak trudną ich sytuację finansową (mając na uwadze zobowiązania leasingowe i kredytowe). W związku z tym apelujemy o jak najszybsze regulowanie takich zobowiązań.
Po szóste zwracamy się z apelem do artystów i gwiazd muzycznych o utrzymanie przez najbliższe 24 miesiące aktualnych riderów technicznych (czyli nie dodawanie do nich nowych urządzeń w zakresie dźwięku, światła czy multimediów) ponieważ dostawcy nie mają środków na zakup dodatkowego, nowego sprzętu, który
wchodzi na rynek). Warto podkreślić również fakt, że koszty zakupu sprzętu dla dostawców działających w Polsce jak również dostawców działających zagranicą są takie same, natomiast koszty wynajmu sprzętu w Polsce są znacznie niższe niż na Zachodzie Europy (co za tym idzie sprzęt ten musi dłużej amortyzowany).
Po siódme apelujemy do klientów o nowe otwarcie w zakresie współpracy i dążenie do międzynarodowych standardów realizacji projektów: unikajmy nocnych montaży, pracy po kilkadziesiąt godzin bez przerwy (załadunek, dojazd, montaż, realizacja, demontaż, powrót, rozładunek), traktujemy partnersko agencje jak również dostawców (pamiętając o dietach, wyżywieniu, noclegach dla ekip pracujących przy danym projekcie).
Jeżeli będziemy się stosować do tych wytycznych i rekomendacji na pewno ułatwi to nam wszystkim pracę.
Sebastian Oprządek
sebastian.oprzadek@elpadre.pl