Lubię projekty, które odbywają się co roku.
W zwariowanym świecie eventowym są takimi stałymi punktami, które można wpisać w kalendarz. Pozwalają agencji eventowej chociaż w niewielkim stopniu zaplanować zasoby dedykowane do realizacji projektów jak również oszacować spodziewane przychody.
Wbrew pozorom takie projekty nie są łatwe, mają dużo plusów ale też minusy. Do plusów należy znajomość klienta, jego potrzeb i oczekiwań, znajomość specyfiki uczestników wydarzenia, doświadczenie zdobyte podczas realizacji poprzednich edycji, świadomość zagrożeń jakie mogą nas spotkać, itd. Minusy na szczęście można minimalizować, a mogą nimi okazać się – zmęczenie Ludzi związane z realizacją tego samego projektu kolejny raz, brak świeżego podejścia agencji do tworzenia wydarzenia i oferowanie standardowych rozwiązań, mniejsze zaangażowanie zespołu.
Recepta na sukces przy cyklicznych realizacjach?
To partnerskie podejście do współpracy z klientem. Właściwie praca nad kolejnym wydarzeniem następuje dzień po realizacji, kiedy przygotowujemy raport, rozliczamy projekt i wyciągamy wnioski z tego co bardziej a co mniej podobało się uczestnikom, analizujemy ankiety uczestników wydarzenia w tym deklarowane oczekiwania dotyczące kolejnej edycji wydarzenia. Raport musi być obiektywny i pokazywać wszystkie aspekty współpracy i projektu.
Jeżeli były jakieś obszary, który wymagają poprawy to trzeba o nich otwarcie mówić – inaczej mogą przy kolejnej współpracy wrócić ze zdwojoną siłą i mieć realny wpływ na wydarzenie. Czasami trzeba podejmować trudne decyzje – np. zmieniać osobę/zespół prowadzący projekt, aby nowa osoba/zespół z pełnym zaangażowaniem podszedł do zadania.
Długofalowa współpraca przynosi dobre efekty.
I jest ona korzystana dla klienta i agencji – mniej czasu jest poświęcanych na wdrożenie agencji a więcej na pracę nad projektem, strony wiedzą czego mogą się po sobie spodziewać, agencja zna oczekiwania klienta.
Szanuje klientów, którzy pracują z agencjami długofalowo – są tacy, którzy przez kilkanaście lat współpracują z jedną agencją eventową, a agencje stają na wysokości zadania i dostarczają dobre usługi.
Sebastian Oprządek
sebastian.oprzadek@elpadre.pl