Trwa być może najgorętszy okres eventowy od wielu lat.
W rozmowach z agencjami, obiektami, dostawcami przejawia się jeden temat, który można byłoby podsumować stwierdzeniem, że firmy chcą nadrobić kilkanaście miesięcy braku możliwości organizowania spotkań na żywo w ciągu jednego miesiąca – września.
W praktyce przekonujemy się również o tym jak wygląda nowa rzeczywistość.
Osoby indywidualne w ostatniej chwili podejmują decyzję o wyjeździe na weekend do hotelu czy Spa. Poziom rezerwacji weekendowych w takich obiektach we wtorek czy środę wynosi ok. 20%, a pod koniec tygodnia obłożenie weekendowe wzrasta czasami nawet do 100%. Podobną tendencje menedżerowie w hotelach zauważają również w kontekście wydarzeń firmowych – rezerwacja obiektu na 7-10 dni przed planowanym wydarzeniem nie jest już niczym niezwykłym. Z takim samym problemem zderzamy się w agencjach, kiedy czas na przygotowanie oferty, produkcję i realizację wydarzenia jest bardzo krótki. Jeszcze trudniej mają dostawcy, których specyfika działalności sprawia, że ich elastyczność jest jeszcze mniejsza (metry kwadratowe przysłowiowej diody są wartością skończoną). Jednym z efektów takiej sytuacji jest ograniczona możliwość negocjacji cenowych, ponieważ podwykonawca czy obiekt wie, że w danym terminie i tak znajdzie nabywcę na swoje usługi.
W nowej rzeczywistości trudniej również zaplanować pracę.
W hotelach pracownik przed pandemią otrzymywał grafik pracy praktycznie z miesięcznym wyprzedzeniem, teraz trudno takie grafiki tworzyć nawet na tydzień do przodu. To tylko pogłębia problemy kadrowe z jakimi spotyka się branża. Klienci również działają w dużej niepewności i coraz więcej decyzji podejmowanych jest ad-hoc, trudno zaplanować i realizować długofalową strategię. Prawdopodobnie tak duża zamienność, działania ad hoc będą jedyną stałą cechą naszego funkcjonowania – musimy nauczyć się żyć w nowej rzeczywistości.
Wszyscy mamy również gdzieś z tyłu głowy sytuację z zeszłego roku, kiedy w połowie października na terenie całego kraju została ogłoszona strefa czerwona i zakaz organizacji spotkań. Duża liczba zachorowań a przede wszystkim hospitalizacji (niezależnie od ewentualnego wprowadzania obostrzeń) z pewnością ograniczy aktywność firm w obszarze projektów MICE (nie tylko tych offline), ale jest również nadzieja – firmy szybko uczą się funkcjonować w nowej rzeczywistości planując wydarzenia offline, które mogą stać się również wydarzeniami hybrydowymi a nawet digital eventami, co za tym idzie niezależnie od sytuacji pandemicznej planowane wydarzenie się odbędzie.
Sebastian Oprządek
sebastian.oprzadek@elpadre.pl