Oficjalnie pierwszy przypadek zachorowania na COVID -19 miał miejsce 4 marca 2020 roku.

Od tego czasu z mniejszym lub większym natężeniem zmagamy się z pandemią, która zmieniła branżę MICE. Wiele firm, w tym agencji eventowych musiało dokonywać trudnych wyborów i podejmować decyzje dotyczące dalszego funkcjonowania (liczba zleceń zmniejszyła się o 70 – 80 %, spadły przychody agencji), żeby przetrwać trzeba było zredukować liczbę pracowników oraz poziom wynagrodzeń.

Część agencji eventowych podjęła wyzwanie i postawiła na rozwój nowych produktów – powstały studia, agencje zaczęły oferować swoim klientom usługi z zakresu digital event – w końcu mimo pandemii firmy powinny aktywnie komunikować się ze swoimi pracownikami, klientami, podwykonawcami. Rozwój rynku w tym obszarze był widoczny również poprzez wysyp studiów do realizacji wydarzeń online (w samej Warszawie jest w tej chwili pewnie około 30 takich miejsc a może nawet więcej).

Udowodniliśmy, że jesteśmy w stanie w krótkim czasie nabyć nowe umiejętności.

I również zaadoptować się do zmieniającej się rzeczywistości. W ramach KAE rozmawiamy o bolączkach branży – jedną z nich są odwołane w 2020 roku wydarzenia. Część została przeniesiona na ten rok, część w ogóle się nie odbędzie. Większość budżetów eventowych zaplanowanych na zeszły rok nie została wykorzystana, co oznacza, że w tym czasie umowy ramowe związane z obsługą działań eventowych w rzeczywistości nie były „realizowane”. Wiele agencji uważa, że zleceniodawcy powinni przedłużać umowy ramowe związane z obsługą eventową co najmniej o rok, jak również do obszaru kompetencji agencji eventowych dopisać eventy online/ digital event. To jedna z realnych form wspierania agencji i ograniczania niepotrzebnych kosztów prowadzenie procesów przetargowych (zarówno po stronie klientów jak i po stronie agencji).

To był trudny rok, wiele firm nie poradziło sobie w czasie kryzysu i zawiesiło lub zakończyło swoją działalność.

Jednak są i tacy, którzy w tym okresie sprawnie działają i odnaleźli się w nowej rzeczywistości. Parametrami potwierdzającymi faktyczną sytuację danego podmiotu powinny być kryteria stosowane w przetargach publicznych takie jak: aktywny wpis w białej liście podatników VAT, aktualne zaświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem podatków (z Urzędu Skarbowego), aktualne zaświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne (z ZUS) oraz nie figurowanie w Krajowym Rejestrze Długów.

Wszyscy mamy nadzieję, że walka z pandemią szybko zakończy się pełnym sukcesem. Tymczasem powinniśmy robić wszystko, żeby w tym trudnym okresie optymalizować procesy – jeżeli więc agencja eventowa działa, nie zalega z podatkami oraz innymi płatnościami to warto przedłużyć z nią umowę ramową na kolejny rok i zrezygnować z prowadzenia nowych procesów przetargowych mających na celu wyłonienie grona agencji eventowych do stałej współpracy.

Sebastian Oprządek  

sebastian.oprzadek@elpadre.pl